Whistleblowing-Richtlinie

Diese Politik zielt darauf ab, auf einer äußerst transparenten Basis zu arbeiten. Das Unternehmen möchte sich signifikanter Verfehlungen bewusst sein und sie so schnell wie möglich angehen. Alle Beschwerden oder Bedenken in Bezug auf Buchhaltung, rechtliche Angelegenheiten, Betrug oder Nichteinhaltung von Vorschriften können über diese Richtlinie angesprochen werden.

Diese Richtlinie zielt nicht darauf ab, die Mitteilung von Bedenken, Fragen oder Problemen durch Mitarbeiter oder Dritte an die Hierarchie, Vorgesetzte, Ethik-Champions oder die Personalabteilung zu ersetzen. Dies ist ein zusätzlicher Kommunikationskanal, der genutzt werden kann, um wichtige Angelegenheiten zu melden.

Angelegenheiten, die gemeldet werden können

Die Mitarbeiter werden aufgefordert, dies sofort zu melden:

• Vorsätzlicher Irrtum, Betrug, Fahrlässigkeit bei der Erstellung, Überprüfung oder Prüfung des Jahresabschlusses des Unternehmens oder bei der Aufzeichnung der
• Finanzunterlagen des Unternehmens
  Vorsätzliche Verstöße gegen die Unternehmensrichtlinien oder gegen geltendes Recht
• Alle festgestellten betrügerischen Aktivitäten (Bankbetrug, Geldwäsche, betrügerische Erklärungen gegenüber dem Management, betrügerische Nutzung von Zugangsrechten...)
• Verstöße gegen die Anti-Korruptionsgesetze (FCPA, Loi "Sapin 2", UK Bribery Act oder ähnliche Gesetze) und Verstöße gegen den Ethik-Kodex (z.B. Korruption, Diskriminierung, Belästigung...)

Andere Themen oder Anliegen dürfen nicht über diesen Kommunikationskanal mitgeteilt werden, sondern müssen mit den Vorgesetzten oder der Personalabteilung besprochen werden.

Dritte werden aufgefordert, dies sofort zu melden:

• Vorsätzliche Verstöße gegen die geltenden Gesetze
• Alle festgestellten betrügerischen Aktivitäten (Bankbetrug, Geldwäsche, ...)
• Verstöße gegen die Antikorruptionsgesetze (FCPA, Sapin2, UK Bribery Act oder ähnliche Gesetze) und Verstöße gegen den Ethikkodex

Beschwerden einreichen

Beschwerden können vertraulich und auf Wunsch auch anonym vorgebracht werden, soweit dies in Ihrer örtlichen Gerichtsbarkeit gesetzlich zulässig ist:

• Per E-Mail auf Gruppenebene unter Verwendung der E-Mail Ethicspoint@exclusive-group.com
• Auf dem Postweg an Exclusive France Holding - Group General Counsel - 20 quai du point du jour - 92 100 Boulogne-Billancourt- Frankreich

Die Anonymität der Person, die eine nicht anonyme Beschwerde einreicht, wird so weit wie möglich und gemäß den gesetzlichen Bestimmungen gewahrt.

Reklamationen werden vertraulich behandelt.

Erhobene Beschwerden müssen eine klare Beschreibung des Sachverhalts oder der Bedenken, den Namen des Unternehmens und möglicherweise Informationen zu den Informationsquellen, Konsequenzen und Auswirkungen enthalten. Meldungen, die nicht überprüfbare Fakten oder nicht signifikante Fakten enthalten oder die nicht in den Geltungsbereich dieser Richtlinie fallen, werden sofort gelöscht.

Anonyme Meldungen werden nur dann bearbeitet, wenn der beschriebene Sachverhalt hinreichend detailliert dargestellt wird.

Behandlung von Beschwerden

Die eingegangenen Beschwerden werden in einem einzigen Bericht festgehalten, der dem Empfänger der Beschwerde zur Verfügung steht. In dem Bericht werden das Datum der Beschwerde, die Beschreibung, der Einreicher (falls nicht anonym), der Stand der Untersuchung und die Schlussfolgerungen festgehalten.

Risk & Compliance sorgt für die Koordinierung der Behandlung der Beschwerden und kann die wichtigsten Punkte unverzüglich an den Risikoausschuss melden. Dem Risikoausschuss wird vierteljährlich ein Bericht über die eingegangenen Beschwerden und den aktuellen Stand der laufenden Untersuchungen vorgelegt. Die Weitergabe der Berichte an Dritte liegt im Ermessen des Risikoausschusses.

Gegebenenfalls werden die Beschwerden an die zuständige Person oder Abteilung zur Bearbeitung weitergeleitet, es sei denn, die Beschwerde betrifft genau diese Person oder Abteilung. Die Beschwerden werden anonymisiert, bevor sie intern weitergeleitet werden. Die Vertraulichkeit wird so weit wie möglich gewahrt.

Wenn einige Personen Gegenstand der Beschwerde sind, werden sie über die weitere Behandlung der Meldung informiert, sobald die ersten Untersuchungen eingeleitet wurden (um zu verhindern, dass Beweise oder Indizien verschwinden). Damit soll ihnen das Recht eingeräumt werden, sich aus einem berechtigten Grund (z.B. falsche Anschuldigung oder skurrile Behauptung) gegen die Bearbeitung des Falls zu wehren.

Anonyme Warnungen werden in den Mitteilungen, die während der entsprechenden Untersuchung gemacht werden, als solche gekennzeichnet.

Unverzügliche und angemessene Abhilfemaßnahmen (einschließlich Disziplinarmaßnahmen bis hin zur Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses) werden je nach Art und Schwere des Verhaltens oder der Umstände vom Risikoausschuss festgelegt.

Repressalien, Drohungen, Vergeltungsmaßnahmen oder Vergeltungsmaßnahmen jeglicher Art gegen eine Person, die in gutem Glauben eine Beschwerde eingereicht oder ein Anliegen gemeldet hat, oder gegen eine Person, die bei einer Untersuchung oder einem Verfahren in Bezug auf eine solche Beschwerde oder ein solches Anliegen mitwirkt, sind verboten. Mitarbeiter, die glauben, dass sie solchen Repressalien, Drohungen, Vergeltungsmaßnahmen oder Vergeltungsmaßnahmen ausgesetzt waren, können den Fall dem General Counsel vortragen.

Im Gegenteil: Bösgläubig vorgebrachte Beschwerden können zu disziplinarischen Maßnahmen gegen den Einreicher führen.

Mitteilungen und Dokumente im Zusammenhang mit Warnmeldungen, die nicht zu disziplinarischen oder rechtlichen Maßnahmen geführt haben, werden innerhalb von zwei Monaten nach Abschluss des Falles gelöscht oder archiviert, nachdem sie anonymisiert wurden. Fälle, die zu weiteren disziplinarischen oder rechtlichen Maßnahmen führen, werden gemäß den gesetzlichen Bestimmungen archiviert.